En México, el salario mínimo general aumentó 13% en 2026, mientras las empresas enfrentan una presión constante para controlar costos y proteger sus márgenes. Sin embargo, existe un gasto operativo que pocas veces aparece separado en la nómina: el tiempo que el talento financiero dedica a tareas administrativas manuales.
Procesar facturas, conciliar movimientos bancarios, preparar pagos o gestionar aprobaciones son actividades necesarias, pero también consumen horas de trabajo especializado, requieren supervisión y pueden generar errores, reprocesos y retrasos. Para Payana, el reto consiste en identificar cuánto de ese tiempo realmente aporta valor al negocio y cuánto se pierde trasladando información entre sistemas.
El costo de las tareas manuales va más allá del salario
Durante años, las empresas han calculado el costo del área financiera principalmente a partir de su estructura: salarios, contrataciones y recursos necesarios para mantener la operación. No obstante, el costo real también incluye la cantidad de tiempo que los equipos invierten en actividades repetitivas.
La captura de facturas, la conciliación de movimientos bancarios, la preparación de pagos y la gestión de aprobaciones pueden parecer tareas independientes, pero juntas forman una carga administrativa que crece conforme aumenta el volumen del negocio.
Matías Umaschi, CEO y cofundador de Payana, señala que las compañías necesitan observar cuánto del tiempo de sus equipos financieros genera valor real. Cuando una persona especializada dedica una parte importante de su jornada a capturar información, conciliar datos o mover registros entre distintos sistemas, existe un costo operativo que rara vez aparece reflejado de manera visible en los estados financieros.
Para calcular el impacto de estas actividades, Payana propone considerar distintos factores:
- Cantidad de transacciones gestionadas por el equipo.
- Horas de trabajo necesarias para completar cada proceso.
- Número de personas que intervienen en la operación.
- Porcentaje de operaciones que requiere reprocesos.
- Costo total de cada proceso, desde el inicio hasta su conclusión.
Esta perspectiva permite comprender que una tarea manual no cuesta únicamente el tiempo que toma ejecutarla. También puede implicar revisiones adicionales, correcciones, supervisión y oportunidades estratégicas que el equipo deja de atender.
El crecimiento puede aumentar la carga administrativa
El problema se vuelve más evidente cuando una empresa intenta crecer sin aumentar su estructura al mismo ritmo. Si duplicar el volumen de facturas, proveedores o pagos exige contratar proporcionalmente a más personas para procesarlos, la operación pierde capacidad de escalar.
En ese escenario, el crecimiento comercial puede terminar acompañado por un crecimiento equivalente del back office, es decir, de las áreas administrativas que sostienen el funcionamiento interno de la compañía.
La automatización puede modificar esta dinámica. Su objetivo no necesariamente es sustituir al talento financiero, sino reducir la carga administrativa que acompaña la expansión del negocio.
De acuerdo con el reporte Global AI in Finance 2026 de KPMG, basado en una encuesta a 1,013 líderes financieros de 20 países, el uso activo de inteligencia artificial en funciones financieras pasó de 30% a 75% de las organizaciones entre 2024 y 2026.
El mismo reporte indica que 71% de las organizaciones encuestadas reporta mejoras en la velocidad de sus procesos de decisión. Estos datos muestran cómo la inteligencia artificial comienza a incorporarse en áreas que durante años dependieron de procesos manuales y flujos de trabajo fragmentados.
Automatizar no significa exigir más horas al equipo
Para Payana, el objetivo no debería ser pedirle al mismo equipo que procese cada vez más operaciones en menos tiempo. La meta es que las personas necesiten menos horas para completar el mismo volumen de trabajo administrativo.
Esto implica cambiar la forma en que se entiende la eficiencia. Hacer más con el mismo equipo no debería traducirse en jornadas más largas, mayor presión o una acumulación constante de pendientes. La automatización tiene sentido cuando absorbe tareas repetitivas y permite que el talento financiero se concentre en analizar, anticipar y decidir.
Los procesos de alto volumen y baja variabilidad son algunos de los que ofrecen mayores oportunidades para incorporar automatización. Entre ellos se encuentran:
- Recepción y validación de documentos.
- Conciliaciones financieras.
- Preparación de pagos.
- Gestión de información entre sistemas.
- Procesos de aprobación y seguimiento.
Estas actividades pueden absorber una mayor cantidad de operaciones sin trasladar todo el incremento directamente a la carga administrativa de los equipos.
El resultado esperado es desacoplar el crecimiento del negocio del crecimiento de sus tareas repetitivas. Así, una empresa puede aumentar sus transacciones sin que eso implique necesariamente contratar a más personas para capturar facturas, realizar conciliaciones o cargar pagos.
Payana apuesta por agentes autónomos para el área financiera
Payana se presenta como una plataforma de inteligencia artificial agéntica enfocada en transformar el área financiera en un motor de eficiencia estratégica.
A través de agentes autónomos, la plataforma integra bancos, sistemas contables o ERP y la autoridad fiscal, incluido el SAT, para automatizar procesos de tesorería, conciliación y cumplimiento.
La compañía plantea que esta integración puede ayudar a reducir la complejidad de las operaciones financieras y permitir que las empresas escalen sin aumentar en la misma proporción su carga administrativa.
Payana cuenta con presencia en más de 1,500 compañías de América Latina y tiene la certificación internacional ISO/IEC 27001:2024, registrada bajo el número IRAM RI 27000:166.
La empresa describe este enfoque como parte de la era de la “Materialidad 2.0”, concepto con el que busca destacar la importancia de medir no solo el gasto directo de una operación, sino también el impacto que tiene la forma en que se utiliza el tiempo del talento especializado.
Reconocimientos recientes de Payana
Entre los reconocimientos obtenidos por Payana se encuentran:
- Líder en crecimiento e innovación en el informe Frost Radar: Communications Platform as a Service de Frost & Sullivan, publicado en octubre de 2025.
- Primer lugar entre los Established Leaders del informe Mobile Messaging Fraud Prevention Market de Juniper Research, en septiembre de 2025.
- Líder en el Gartner Magic Quadrant for Communications Platform as a Service por tercer año consecutivo. En 2025, también se posicionó como la empresa con mayor Completeness of Vision.
- Inclusión en el Top 75 del ranking Europe’s Most Innovative Companies 2025 de Fortune, dentro del 25% superior de las organizaciones listadas.
- Líder en el Omdia CPaaS Universe Report por tercera ocasión, en abril de 2025.
- Reconocimiento como Established Leader en el Conversational AI Leaderboard de Juniper Research, en febrero de 2025.
- Líder en CPaaS por tercera ocasión en el IDC MarketScape, en febrero de 2025.
- Inclusión entre los principales proveedores de CPaaS en el informe CPaaS MetriRank de Metrigy, en diciembre de 2024.
- Primer lugar entre los Established Leaders en RCS Business Messaging dentro del RCS Business Messaging Competitor Leaderboard 2024 de Juniper Research.
- Reconocimiento como proveedor número uno en el mercado de AIT Fraud Prevention por Juniper Research, en octubre de 2024.
- Inclusión en la lista anual de Las Empresas Más Innovadoras del Mundo de Fast Company, en marzo de 2024.
El análisis de Payana plantea que el costo de las tareas manuales no siempre se encuentra en una línea específica de la nómina. Puede aparecer en las horas que un equipo deja de dedicar a la planeación, en los errores que obligan a repetir procesos o en la necesidad de ampliar continuamente la estructura administrativa para sostener el crecimiento.
Por eso, la automatización financiera no solo puede medirse por la cantidad de tareas que elimina, sino también por la capacidad que ofrece para liberar tiempo especializado y convertirlo en análisis, anticipación y decisiones estratégicas.
Para conocer más sobre la plataforma, se puede visitar el sitio oficial de Payana.
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Fuente: PR