Por Jamie Turner, fundador y presidente de Acclaim Autism
Acclaim Autism brinda terapia conductual personalizada para niños con trastorno del espectro autista (TEA). Las sesiones se imparten individualmente en hogares y escuelas, guiadas por métodos basados en evidencia y un equipo clínico dedicado. Su misión es simple pero urgente: ayudar a los niños a desarrollar habilidades esenciales en comunicación, interacción social y su actividad diaria.
Pero en la práctica, muchas familias aún enfrentan largas esperas antes de que pueda comenzar la terapia, podrían pasar hasta seis meses desde el diagnóstico hasta el tratamiento. No era porque faltaran terapeutas, sino porque el proceso de admisión era demasiado tardado y complejo.
La empresa se estaba ahogando en hojas de cálculo. El software en este campo, particularmente cuando está vinculado a servicios financiados por seguros, no está disponible o es inadecuado. Acclaim Autism intentó adaptarse a otras plataformas, el proceso de admisión era muy complicado y el personal luchaba constantemente para gestionarlo. No solo era ineficiente, sino que era profundamente frustrante y contribuía al agotamiento del personal.
Reconstruir el proceso, no solo automatizarlo
Fue entonces cuando la empresa pensó que algo tenía que cambiar. No solo quería digitalizar los procesos existentes, necesitaba rediseñarlo desde cero con las familias a las que sirve en el centro de atención.
Acclaim Autism se asoció con Appian e Ignyte para crear un sistema de admisión que atendiera sus necesidades. La plataforma de Appian brindó la flexibilidad de trazar sus flujos de trabajo desde cero, y su equipo ofreció un apoyo inestimable, incluido el acceso a desarrolladores expertos que ayudaron a estructurar todo correctamente desde el primer día.
Uno de los cambios más transformadores provino del procesamiento inteligente de documentos. Como parte de la admisión, las familias proporcionan informes de diagnóstico, generalmente archivos PDF largos y no estructurados de neurólogos o pediatras. Su personal solía pasar horas revisándolos y clasificándolos correctamente. Incluso con herramientas de capacitación y soporte, hubo errores constantes y dudas. Los documentos se clasificaban erróneamente, se enviaban a las aseguradoras e inevitablemente se rechazaban.
La solución de IA de la empresa ahora escanea estos documentos, extrae puntos de datos clave (como códigos DSM-5 y tipos de diagnóstico) y los clasifica en segundos. Desde la implementación, no han tenido un solo rechazo debido al papeleo de diagnóstico.
Del caos a la claridad
Acclaim Autism también incorporó la automatización robótica de procesos (RPA) para reducir la entrada manual de datos. No más alternar entre hojas de cálculo o copiar y pegar entre sistemas. Los médicos ahora describen el proceso de admisión como «no caótico” y se sienten mucho más incluidos en el proceso.
Gracias a estas mejoras, Acclaim Autism ha reducido el tiempo promedio desde el diagnóstico hasta el tratamiento en un 83%. Lo que solía tomar hasta seis meses ahora toma alrededor de cuatro semanas. Eso no es solo una victoria para las operaciones, es una mejora vital en la atención que brindan.
Y no solo se benefician las familias; en la salud conductual, la sobrecarga administrativa es una causa clave del agotamiento. Al automatizar tareas repetitivas y de alta fricción, también se beneficia su equipo al concentrarse en brindar atención de calidad.
Una base para el futuro
El sistema está diseñado para escalar. Acclaim Autism está planeando implementar funciones como la combinación de terapeutas y familias según la ubicación y las preferencias. Además de un centro de comunicación centralizado para reducir los retrasos causados por mensajes perdidos o por confusión.
Según el autor, estamos buscando explorar los servicios de telesalud, especialmente para niños mayores. “Ya estamos escuchando de otros proveedores que están interesados en lo que han construido. El potencial para compartir estas herramientas de manera más amplia es enorme, particularmente en un campo donde las ineficiencias administrativas frenan a tantas organizaciones. Mi consejo a otros líderes de atención médica es que comiencen con las tareas aburridas, las que nadie quiere hacer y las automaticen primero. Ahí es donde la IA puede tener el mayor impacto”, agregó.
Para Appian, no se trata de perseguir la última tendencia tecnológica. Se trata de crear sistemas que realmente hagan que la atención sea más rápida, más confiable y humana. Ya sea ayudando a un niño a comenzar la terapia con una intervención temprana, dando a los padres una mayor tranquilidad o liberando a un médico del papeleo. Ese es el tipo de progreso que importa
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Fuente: PR