El correo estudiantil gratuito de Microsoft dejará de ser una opción automática para muchas escuelas, universidades y otras instituciones educativas: la compañía retirará Office 365 A1 y otros beneficios sin costo, lo que obligará a revisar contratos, presupuestos y servicios antes de la siguiente renovación que corresponda. El cambio no implica que cada estudiante reciba una factura individual ni que las cuentas desaparezcan de inmediato; la fecha clave será la primera renovación o extensión institucional a partir del 1 de enero de 2028.
La decisión forma parte de la actualización del portafolio de Microsoft 365 para educación anunciada el 5 de noviembre. Además de retirar la licencia estudiantil Office 365 A1 y el Student Use Benefit, Microsoft modificará los límites de almacenamiento y dejará de ofrecer Exchange Online gratuito a exalumnos. Para las escuelas, el cambio abre una transición de más de un año, pero también pone sobre la mesa una pregunta práctica: cuánto costará conservar el correo, la colaboración y las herramientas digitales que ya forman parte de las clases.
Qué servicios escolares cambiarán y cuándo
El anuncio no significa que todos los contratos cambien en una única fecha. Microsoft indica que la mayoría de los ajustes se aplicará cuando cada institución llegue a su primera renovación o extensión el 1 de enero de 2028 o después. Hasta entonces, los acuerdos vigentes mantienen sus condiciones durante el plazo contratado. La licencia Office 365 A1 dejó de aceptar nuevas compras por el canal directo web el 5 de noviembre de 2026; las ventas por canales de socios, como CSP y licenciamiento por volumen, terminarán el 1 de mayo de 2027, antes de la retirada prevista.
Para el alumnado, el aspecto más visible es el correo. Office 365 A1 ha servido a centros educativos para ofrecer buzones y herramientas de colaboración sin cobrar una licencia estudiantil adicional. Al retirarse esa opción, las instituciones que quieran mantener servicios como Exchange Online, SharePoint Online y Microsoft Teams tendrán que comprobar qué paquete los incluye y qué combinación de licencias cubre a estudiantes y docentes.
Microsoft 365 A0 no reemplaza por completo a A1
La nueva opción gratuita para estudiantes, Microsoft 365 Education A0, no conserva todas las funciones de Office 365 A1. De acuerdo con la información de Microsoft, A0 no incluye Exchange Online, SharePoint Online ni Teams. Tampoco está disponible de manera incondicional: la institución debe contar con cobertura docente de pago en un plan A2 o superior, y el alumnado debe utilizar activamente dispositivos Windows con fines educativos. Ese requisito podría complicar el panorama a centros que trabajan principalmente con Chromebooks u otros equipos.
Las cifras divulgadas hasta ahora son estimaciones, no una lista universal de precios. Mary Jo Foley, de Directions on Microsoft, calculó para The Register costos anuales aproximados por estudiante de 2 dólares para Microsoft 365 Education A2, 4 dólares para A3 y 6 dólares para A5. Añadir Teams sumaría cerca de un dólar por año. La nueva categoría A7 para estudiantes se ubicaría en 385 dólares anuales antes de Teams, mientras que las licencias para docentes cuestan considerablemente más. El precio real dependerá de los socios de Microsoft, los acuerdos existentes y la combinación de productos que seleccione cada institución.
Un precio pequeño por usuario puede crecer cuando se multiplica por miles de cuentas. Además, el presupuesto no es el único asunto: las escuelas deberán determinar qué ocurrirá con archivos, calendarios, grupos y procesos que hoy dependen de los servicios que se retirarán o cambiarán. Para quienes administran sistemas, 2028 puede parecer lejano, pero una renovación exige revisar inventarios, requisitos de seguridad, capacitación, respaldos y la comunicación con estudiantes y familias con suficiente anticipación.
La competencia gana una oportunidad, aunque migrar requiere trabajo
El movimiento también vuelve más visible a proveedores que ofrecen alternativas a partes de la plataforma. Michael Meeks, director ejecutivo de Collabora Productivity, dijo a The Register que la gratuidad ayudó a integrar cuentas de correo, documentos e identidades escolares dentro de la nube de Microsoft. Patrick Alberts, director gerente del servicio de mensajería Element, señaló que la dependencia de un solo proveedor puede limitar el margen de negociación de una organización cuando los precios o servicios cambian.
Entre las opciones mencionadas están Nextcloud y Collabora, aunque sustituir una suite completa no equivale a instalar otra aplicación. Las instituciones tendrían que revisar identidad, almacenamiento, correo, documentos, videollamadas, soporte y compatibilidad con sus procesos. The Register reportó que Nextcloud formará parte de la infraestructura de nube educativa de Alemania y que varias universidades suizas trasladaron a esa plataforma 39,500 cuentas y 585 terabytes de información durante un fin de semana de agosto. Son casos de migración de gran escala, no una garantía de que el mismo calendario o alcance funcione para cualquier escuela.
La llamada soberanía digital —mantener más control institucional sobre dónde se alojan los datos y quién administra los servicios— también aparece en el debate. Aun así, elegir una alternativa dependerá de requisitos legales, costos, experiencia técnica y de qué herramientas necesitan realmente docentes y estudiantes. Microsoft ofrece tiempo para planear, pero la retirada de la opción gratuita hace que las escuelas tengan que comparar sus escenarios: renovar con una licencia de pago, combinar paquetes elegibles o preparar una transición gradual a otros servicios.
Por ahora, el dato más importante es el alcance institucional de la medida. No se trata de que Microsoft comience a cobrar mañana a cada alumno por abrir su buzón, sino de que ciertas licencias y beneficios gratuitos dejarán de estar disponibles conforme lleguen las renovaciones posteriores al 1 de enero de 2028. El costo final para cada escuela todavía dependerá de la negociación con sus socios y de las funciones que decida conservar; por eso, la planificación y la revisión de alternativas serán decisivas durante los próximos ciclos presupuestales.
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Fuente: The Register. Consulta también las preguntas frecuentes oficiales de Microsoft sobre Microsoft 365 Educación.
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