La inteligencia artificial ya forma parte de las operaciones de muchas empresas, pero incorporarla no garantiza por sí sola una mejora en productividad o rentabilidad. La preparación previa —desde ordenar los datos hasta definir cómo se medirá el resultado— puede marcar la diferencia entre una herramienta útil y una automatización que acelere problemas existentes.
Un comunicado de Zoho, basado en cifras atribuidas a McKinsey y PriceWaterhouseCoopers, señala que el 88 % de las empresas ya utiliza IA en al menos una de sus funciones. Sin embargo, solo el 44 % reporta mayor eficiencia en sus procesos de negocio y el 24 % afirma haber obtenido una mayor rentabilidad.
Ante esa brecha, Fernando Sotelo, director de Experiencia al Cliente de Zoho para América Latina, comparte siete recomendaciones para que compañías de cualquier tamaño preparen una adopción más efectiva. Su punto de partida es que la IA no resuelve automáticamente problemas estructurales: antes de conectar una herramienta, conviene definir qué se quiere mejorar y con qué información y procesos se trabajará.
Siete pasos para integrar IA en una empresa
1. Definir un objetivo de negocio concreto
La primera pregunta no debería ser qué herramienta comprar porque está de moda, sino qué tarea interna consume demasiado tiempo o dinero. Responder cotizaciones, conciliar facturas o dar seguimiento a clientes son ejemplos de procesos específicos que una empresa podría evaluar.
Una vez elegido el proceso, la organización puede establecer cómo utilizará la IA y qué indicadores servirán para saber si está dando resultados.
2. Ordenar y centralizar los datos
La utilidad de la IA depende de la información que recibe. Si los datos de ventas están en una hoja de cálculo, la información de clientes en el correo y las facturas en otro sistema, la herramienta podría operar con una visión incompleta del negocio.
Por eso, la recomendación es reunir los datos de clientes, ventas y finanzas, unificarlos y eliminar duplicados antes de seleccionar una solución de IA.
3. Documentar los procesos actuales
Automatizar un flujo desordenado puede hacer que el mismo desorden ocurra más rápido. Para evitarlo, la empresa puede describir en una página cómo se realiza hoy la tarea que busca mejorar: cuáles son sus pasos, quiénes participan y en qué puntos suele detenerse.
Tener ese mapa ayuda a reconocer las oportunidades de mejora antes de automatizar.
4. Establecer reglas de privacidad y seguridad
Antes de conectar una herramienta, la empresa debe averiguar qué ocurre con los datos de clientes y empleados, si estos se utilizan para entrenar modelos de terceros, dónde se almacenan y quién puede acceder a ellos.
Sotelo menciona como ejemplo el modelo Zia LLM, que, según Zoho, mantiene los datos de los clientes dentro de su ecosistema y no los utiliza para entrenar herramientas. La empresa recomienda consultar estas condiciones con cada proveedor antes de implementar una solución.
5. Revisar si conviene utilizar plataformas unificadas
Trabajar con aplicaciones aisladas puede implicar más contraseñas, costos adicionales y posibles puntos de exposición de información. De acuerdo con el comunicado, la IA puede aprovechar mejor el contexto del negocio cuando opera dentro de un ecosistema conectado.
Zoho señala que integra Zia en su suite de aplicaciones sin cobrar por separado por esas funciones. La recomendación para las empresas es revisar si las plataformas que ya utilizan cuentan con capacidades de IA.
6. Preparar al personal
La tecnología no produce cambios si el equipo no la utiliza. Para facilitar su adopción, Sotelo sugiere comunicar desde el inicio cuál es el objetivo de implementar IA y capacitar a un par de empleados de confianza para que apoyen al resto del personal.
También aconseja conservar la supervisión humana cuando se trate de decisiones sensibles.
7. Empezar con un piloto, medir y escalar
La última recomendación es probar la IA durante uno o dos meses en un solo proceso. La empresa puede medir resultados con indicadores sencillos, como las horas ahorradas, el tiempo de respuesta o los errores evitados.
Si el piloto funciona, puede replicarse en otra área. Si no, la organización puede ajustar el proceso o descartarlo. La idea es que los errores de una prueba pequeña tengan un costo limitado antes de ampliar la implementación.
Zoho también comparte su compromiso de privacidad
El comunicado indica que Zoho no obtiene ingresos mediante publicidad en ninguna parte de su negocio, incluidos sus productos gratuitos. También afirma que la compañía es propietaria y operadora de sus centros de datos, lo que, según la empresa, le permite supervisar la privacidad y la seguridad de los datos de sus clientes. Más información está disponible en su página de compromiso de privacidad.
En el perfil corporativo incluido en el documento, Zoho Corporation se describe como una empresa privada y rentable, con más de 60 aplicaciones empresariales y más de 19,000 empleados. Su sede está en Austin, Texas, y cuenta con oficinas internacionales en Chennai, India. La compañía afirma que más de 150 millones de usuarios en todo el mundo, pertenecientes a más de un millón de organizaciones que pagan por sus servicios, confían en sus productos para gestionar sus negocios; entre ellos, la propia Zoho.
La propuesta de Sotelo es que la adopción de IA no quede reservada a las grandes corporaciones. Según el directivo, negocios como una panadería, un despacho contable o una distribuidora regional también pueden utilizarla para competir con organizaciones que cuentan con presupuestos mucho mayores. Para ello, el proceso comienza con una necesidad definida, datos organizados y una prueba que permita medir resultados.
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Fuente: PR